Purchase Order: Pengertian, Fungsi, Format, dan Contohnya

Shirley Candrawardhani
Shirley Candrawardhani

Berkarir sebagai penulis profesional sejak 2012 yang berantusias menulis topik seputar bisnis, keuangan, dan hukum.

Purchase order adalah
Isi Artikel

Purchase order adalah– Entah disadari atau tidak, ketika permintaan atas suatu produk meningkat, maka proses bisnis pun bisa menjadi lebih rumit. Purchase order adalah salah satu cara memesan produk yang sering digunakan.

Pada prakteknya, purchase order adalah pesanan pembelian yang dilakukan oleh pelanggan terhadap barang yang ingin dibeli. Atau dalam pengertian umum, pesan dulu barang yang diinginkan, jika Ada bisa langsung dibeli.

Lalu bagaimana proses dari purchase order atau PO ini? Apa fungsi dari pesanan pembelian ini? Pelajari lebih lanjut tentang apa itu purchase order, fungsi, format, dan contohnya di bawah ini.

BACA JUGA: Mengenal Apa Itu Invoice, Fungsi, Jenis, Cara Membuat, dan Contohnya

Apa Itu Purchase Order?

Purchase order adalah

Seperti yang disebutkan di atas, purchase order adalah pesanan pembelian yang dilakukan pelanggan terhadap barang yang ingin dibeli. Umumnya, istilah ini digunakan dalam transaksi jual beli online.

Istilah purchase order atau PO ditujukan hanya untuk beberapa produk yang sifatnya sulit didapat atau dibuat sesuai dengan permintaan pelanggan. Jika pelanggan sudah mengajukan pesanan pembelian ini, maka mereka telah berkomitmen untuk membeli produk yang diinginkan.

Sederhananya, PO atau purchase order adalah sebuah dokumen atau bukti penting terkait pemesanan barang dari penjual ke pelanggan yang dimana produknya akan dikirimkan di waktu yang sudah ditentukan sesuai kesepakatan.

Penerapan sistem ini sebenarnya bisa menguntungkan kedua belah pihak. Dari sisi pelanggan, mereka bisa memesan barang tanpa harus membayarnya dengan cepat. Lalu dari sisi penjual, bisa menawarkan produk dengan minim resiko karena pembeli berkewajiban melakukan pembayaran setelah produk tersedia.

Format Purchase Order

Sistem PO atau purchase order adalah sebuah dokumen pesanan pembelian yang berisikan tentang informasi dari produk yang ingin dibeli. Sehingga dalam membuat dokumen atau invoice untuk PO tidak bisa dibuat sembarangan.

Jika Anda memperhatikan, setiap toko yang melayani atau menyediakan sistem PO, pasti memiliki format purchase order yang harus diisi oleh pelanggan. Pembuatan format inipun disesuaikan lagi dengan perusahaan dan produk apa yang ingin dibeli.

Berikut format purchase order pad aumumnya yang harus Anda ketahui:

1. Nama Pembeli

Nama pembeli merupakan salah satu format terpenting yang harus diisi. Tujuannya adalah untuk mengetahui siapa yang memesan apa dan untuk meminimalisir terjadinya kesalahan.

2. Tanggal Pembuatan

Sebagai penjual, Anda harus memberikan kepastian kepada pelanggan terkait proses produksi. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membuat produk tersebut, hingga kapan pelanggan bisa mengambil pesanannya.

3. Nomor PO

Sama seperti nama, nomor PO atau purchase order adalah hal penting lainnya yang tidak boleh dilewatkan. Umumnya, setiap pesanan produk memiliki nomor PO yang unik. Tujuannya adalah untuk membedakan PO yang satu dengan yang lainnya.

4. Detail Pemesanan

Dalam detail pemesanan, Anda harus menyajikan data informasi terkait pemesanan pelanggan dengan detail dan rinci. Mulai dari nama produk yang dipesan, jumlah, warna, bentuk, harga, dan hal lainnya terkait produk tersebut.

5. Pengiriman

Satu lagi yang termasuk format purchase order adalah pengiriman. Biasanya hal ini berisikan informasi mengenai jasa pengiriman paket, hingga detail pengiriman yang menunjukkan bahwa produk sudah dikirim ke alamat pelanggan.

Hal yang harus diperhatikan ketika Anda memberikan format PO kepada pelanggan adalah memastikan bahwa Anda sudah memberikan instruksi dan informasi yang jelas terkait tata cara pemesanan.

Pasalnya, sering terjadi miskomunikasi antara pelanggan dan penjual terkait proses purchase order. Untuk meminimalisirnya, pastikan pelanggan sudah mengerti terkait tata cara pemesanan, produk mana yang bisa dipesan melalui sistem PO, hingga waktu yang dibutuhkan untuk produksi.

Fungsi Purchase Order

Fungsi purchase order

Meskipun dalam proses produksinya memakan waktu lama, ada beberapa fungsi purchase order yang bisa memudahkan kedua belah pihak (pelanggan dan penjual), diantaranya:

1. Meminimalisir Kesalahan dalam Pemesanan

Fungsi purchase order adalah untuk meminimalisir kesalahan dalam pemesanan. Artinya, ketika pelanggan sudah mengisikan detail pemesanan terkair nama, produk yang dipesan, jumlah, harga, dan lainnya, Anda harus memastikan membuat pesanan tersebut sesuai dengan permintaan pelanggan.

2. Informasi Pesanan Lebih Detail

Seperti yang disebutkan sebelumnya, Anda harus memastikan sudah memberikan informasi terkait sistem pemesanan, produk apa saja yang bisa dipesan melalui PO, waktu yang dibutuhkan, hingga harga yang dikenakan kepada pelanggan.

3. Memudahkan Penjual

Satu lagi fungsi purchase order adalah untuk memudahkan penjual dalam memproses pesanan. Hal ini dikarenakan dalam format PO, pelanggan akan mengisi detail informasi yang dibutuhkan. Sehingga nantinya Anda bisa memproses pesanan tersebut tepat waktu dan tidak mengganggu proses produksi lainnya.

BACA JUGA: Personal Selling: Pengertian, Tujuan, Proses, Jenis, & Contohnya

Bagaimana Proses Purchase Order Terjadi?

Proses purchase order

Nah, setelah format PO sudah dibuat, bagaimana proses purchase order ini terjadi? Pada dasarnya, proses PO tidak terjadi begitu saja setelah pelanggan melakukan pesanan pembelian.

Hal yang harus diperhatikan di sini adalah pastikan Anda memiliki bahan baku yang dibutuhkan untuk membuat produk yang diminta. Jika bahan baku yang Anda miliki kurang, tentu Anda tidak bisa membuat produk tersebut, bukan?

Berikut alur proses purchase order yang harus Anda ketahui:

1. Daftar Permintaan

Sebelum transaksi dilakukan, Anda harus membuat permintaan internal terkait mau menerima pesanan pembelian tersebut atau tidak. Jika dari tim terkait menyatakan kesanggupan dan bahan baku yang dimiliki cukup, maka Anda bisa menyetujui PO pelanggan.

2. Pembuatan Pesanan

Hal selanjutnya dalam proses purchase order adalah pembuatan pesanan. Setelah permintaan PO disetujui, tim terkait akan membuat pesanan sesuai dengan apa yang diminta oleh pelanggan.

3. Konfirmasi

Pada proses ini, sebagai penjual Anda harus melakukan konfirmasi kepada tim terkait proses produksi yang sedang berlangsung. Sehingga, jika ada kendala atau melebihi batas waktu yang sudah disepakati, Anda bisa langsung memberitahu pelanggan.

4. Pengiriman

Proses purchase order selanjutnya adalah pengiriman. Hal ini bisa Anda lakukan ketika produk yang diminta oleh pelanggan sudah selesai dan sudah melalui tahap QC (quality control) sebelum dikirim ke pelanggan.

5. Pembayaran

Satu lagi dari rangkain proses purchase order adalah pembayaran. Setelah pesanan sudah dikirim dan pelanggan merasa puas, maka Anda bisa mengajukan invoice kepada pelanggan untuk membayar harga yang sudah disepakati.

Umumnya, beberapa toko akan memberikan invoice sebelum proses pengiriman dilakukan. Namun hal ini bisa disesuaikan kembali dengan kebijakan yang Anda miliki.

Contoh Purchase Order

Di bawah ini ada beberapa contoh purchase order yang bisa menjadi acuan Anda dalam membuat formatnya, silakan dijadikan referensi!

Contoh Purchase Order I

Contoh purchase order bahasa Inggris

Contoh Purchase Order II

Contoh purchase order dari supplier

Contoh Purchase Order III

Contoh purchase order sederhana

Demikianlah penjelasan terkait sistem purchase order dalam bisnis, format, fungsi, proses, dan beberapa contoh purchase order yang perlu Anda ketahui. Pada dasarnya, tujuan dari sistem PO adalah untuk meminimalisir kemungkinan resiko yang terjadi di tengah jalan.

Artinya, ketika pelanggan sudah mengisi format purchase order, maka mereka harus menyelesaikannya sampai pesanan tiba di tangan mereka.

Apakah Anda membutuhkan karyawan untuk memproses sistem PO ini? Jika iya, pasang saja info lokernya di KitaLulus. Sebagai salah satu komunitas pencari kerja terbesar, KitaLulus sudah beroperasi di Jabodetabek, Bandung, Gowa, Makassar, Medan, Semarang, dan Surabaya.

Cukup dengan mendaftarkan diri Anda untuk memasang iklan lowongan kerja di KitaLulus. Lalu dapatkan kandidat yang berpotensi dan pekerja keras untuk kegiatan operasional usaha Anda dengan #LebihMudah, bersama KitaLulus mulai dari sekarang!

Ikuti BangLulus di sosial media
KitaLulus on Facebook
instagram kitalulus
Tiktok