Surat undangan rapat– Di dalam perusahaan, kegiatan surat menyurat masih menjadi salah satu aktivitas yang sering dilakukan. Terutama terkait surat undangan rapat. Dimana rapat menjadi salah satu hal yang sering dilakukan.
Meskipun saat ini sudah era digital, masih ada beberapa perusahaan yang menggunakan surat undangan rapat, lho. Apakah Anda salah satunya? Jika ya, simak format penulisan surat undangan rapat dan contoh-contohnya di bawah ini.
BACA JUGA: Mengenal Town Hall Meeting, Pertemuan Penting yang Membentuk Budaya dan Loyalitas
Pengertian Surat Undangan Rapat
Seperti yang diketahui, dalam rapat perusahaan pasti akan membahas perkara yang ada di dalam perusahaan itu sendiri. Umumnya, undangan rapat kini akan diberitahukan melalui email. Tetapi pada prakteknya, masih ada beberapa perusahaan yang menggunakan surat undangan rapat. Apakah Anda salah satunya?
Tahukah Anda bahwa, surat undangan rapat termasuk salah satu surat resmi? Surat ini adalah sebuah dokumen yang tujuan dari isinya untuk mengajak satu atau lebih anggota perusahaan untuk hadir pada rapat tertentu sesuai dengan waktu dan tempat yang sudah dijadwalkan.
Sama seperti surat resmi lainnya, dalam membuat surat undangan rapat ada beberapa aturannya tersendiri. Termasuk isi dari surat tersebut. Umumnya, surat tersebut dicetak dan diberikan secara fisik kepada pihak penerima.
Isi dari surat undangan rapat haruslah mencantumkan hal yang akan dibahas dalam rapat tersebut. Maka dari itu, Anda harus benar-benar memperhatikan isi atau bagian-bagian dari surat ini.
BACA JUGA: Contoh Etika Bisnis, Tujuan, dan Penerapannya di Perusahaan
Isi atau Bagian dari Surat Undangan Rapat
Sama seperti surat resmi lainnya, dalam membuat surat undangan rapat Anda juga perlu memperhatikan isi atau bagian dari surat tersebut. Berikut isi atau bagian dari surat undangan rapat yang harus Anda perhatikan:
1. Kop Surat
Kop surat menjadi salah satu ciri khas dari surat resmi. Jadi Anda juga perlu menyematkan kop surat dalam setiap surat undangan rapat yang Anda buat. Termasuk logo perusahaan, nama perusahaan, serta alamat dan kontak perusahaan.
2. Keterangan Lokasi dan Tanggal
Bagian lainnya dari surat undangan rapat yang tidak boleh dilewatkan adalah keterangan lokasi dan tanggal pembuatan surat. Bagian ini ditempatkan di sebelah kanan bawah kop surat.
3. Nomor Surat dan Perihal
Nomor surat diperlukan untuk kebutuhan pengelompokkan dalam arsip. Umumnya, perusahaan memiliki pencatatan format nomor arsipnya sendiri. Selain itu, perihal juga dibutuhkan untuk memudahkan penerima mengetahui isi surat tersebut. Anda juga bisa mencantumkan beberapa inti yang akan dibahas pada saat rapat nanti.
4. Penerima Surat
Kepada siapa surat undangan rapat tersebut ditujukan? Pastikan Anda menulis nama, jabatan, dan lokasinya dengan jelas dan lengkap. Hindari adanya kesalahan dalam penulisan.
5. Salam Pembuka
Sebagai salah satu surat resmi, salam pembuka dalam surat undangan rapat haruslah ditulis dengan bahasa yang sopan dan baku.
6. Isi Surat
Bagian isi dari surat undangan rapat berisikan informasi mengenai tujuan, waktu, lokasi, pokok pembahasan, hingga informasi lainnya mengenai rapat tersebut.
7. Salam Penutup
Ada salam pembuka, tentu ada salam penutup. Di bagian ini Anda juga bisa menyampaikan harapan kepada penerima surat agar mereka bisa menyempatkan waktunya untuk hadir.
8. Cap Perusahaan dan Tanda Tangan
Bagian akhir dari surat undangan rapat ini berisikan nama lengkap dari pihak pengirim, jabatan, tanda tangan, dan juga cap perusahaan.
9. Lampiran
Jika Anda memiliki dokumen pendukung untuk melengkapi surat undangan rapat, Anda bisa mencantumkannya di bagian ini. Namun jika tidak ada, tidak perlu dicantumkan.
Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan
Agar lebih jelas, KitaLulus sudah menyediakan beberapa contoh surat undangan rapat perusahaan yang bisa Anda jadikan acuan untuk membuatnya:
Contoh Surat Undangan Rapat I
Contoh Surat Undangan Rapat II
Contoh Surat Undangan Rapat III
Contoh Surat Undangan Rapat IV
Contoh Surat Undangan Rapat V
Demikianlah penjelasan terkait pengertian surat undangan rapat, bagian dari surat tersebut, hingga beberapa contoh surat undangan rapat perusahaan yang bisa Anda jadikan acuan dalam membuatnya.
Perusahaan Anda sedang mencari seorang sekretaris? Pasang saja lokernya di KitaLulus! Saat ini, KitaLulus, sudah beroperasi di di Jabodetabek, Bandung, Gowa, Makassar, Medan, Semarang, dan Surabaya.
Segera daftarkan diri Anda untuk memasang iklan lowongan pekerjaan di KitaLulus secara gratis. Dapatkan seorang sekretaris terbaik dan berpotensi di bidangnya dengan #LebihMudah, bersama KitaLulus mulai dari sekarang!
